À l’heure où l’univers du business se développe à une vitesse croissante, les entreprises doivent s’adapter aux évolutions technologiques pour optimiser et précipiter leurs processus incluant la gestion des contrats. C’est pour cela que l’utilisation de solutions de CLM – contract lifecycle management (ou gestion du cycle de vie des contrats) se démocratise de plus en plus au sein des organisations.
CLM : de quoi s’agit-il exactement ?
Pour consolider la valeur de son portefeuille de contrats afin de réduire le cycle de vente et les coûts, de plus en plus d’entreprises digitalisent la gestion de leurs processus contractuels. La valeur est générée par le temps et l’argent gagnés dans la gestion des contrats, ce qui représente un grand avantage pour la croissance de l’entreprise.
D’après les experts, la gestion du cycle de vie des contrats est un outil qui permet de gérer le cycle de vie des contrats établis et/ou administrés par l’entreprise. Ils peuvent intégrer des contrats avec des tiers (contrats d’approvisionnement, de sous-traitance, de non-divulgation, de vente, de location, etc.) ainsi que tout autre licence ou accord comprenant des clauses contractuelles au moment présent et dans le futur.
L’automatisation de toutes les étapes du processus contractuel grâce à la gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
• Facilité de la génération de contrats
En établissant un contrat manuellement, il est nécessaire d’inclure de nombreuses informations déjà existantes dans les outils informatiques de l’entreprise. L’utilisation d’une solution CLM entreprise permet de faire abstraction des phrases récurrentes liées à la génération des dossiers.
• Transparence des négociations de contrat
Les négociations engendrent des pertes de temps dans la clôture des contrats étant donné qu’elles requièrent l’intervention de nombreuses branches (service vente, service juridique, management, etc.) sans parler des autres collaborateurs qui doivent accéder aux contrats, changer certaines clauses et les partager. L’utilisation de mails pour envoyer les différentes versions augmente également le risque de pertes ou l’emploi d’une version obsolète.
Grâce à un logiciel CLM, un seul contrat est accessible. Toute modification aura lieu dans le référentiel cloud central et les risques liés à l’envoi par e-mail sont exclus. L’initiateur du contrat profitera également d’une visibilité constante.
• Obtention des validations et signatures simplifiées
L’obtention des signatures peut être un frein à la conclusion d’un contrat. L’utilisation d’un outil CLM peut accélérer le processus en automatisant le transfert du contrat à l’approbateur qui doit signer et en rendant possible la signature du contrat depuis n’importe quel terminal.
